(專案管理)Trello是什麼? 2021年免費雲端專案管理軟體快速上手使用指南

(專案管理)Trello是什麼? 2021年免費雲端專案管理軟體快速上手使用指南

重點摘要

  • Trello是一個知名的免費專案管理軟體,以其直覺性的互動UI、雲端運算、團隊共編和視覺化彈性自訂等特色受到高度歡迎
  • 可整合各種常用插件如Evernote/ Gmail/ Slack/ Microsoft 365/ Dropbox等
  • 已被使用於專案管理、設計流程、客戶服務、團隊溝通、討論版、進度規劃、寫作創意、旅遊行程、工作筆記、教育訓練、預算分配、業績追蹤等多元應用場景

在資訊爆炸和高度分工的現代工作環境中,相信有許多人也一樣面臨Line及Outlook公私訊息充斥信箱和郵件溝通困難的情型;除了常常打亂工作節奏外,也需要額外花心思手動分類貨刪除信件並不停的切換腦中所要執行的事項。

但好消息是,只要生活中有困難的地方就會有解決方案被提出。

大量優秀的「生產力工具」就在現代多工忙碌的環境中因應而生解救無數的工作者。本文將完整地介紹於2011年推出的知名專案管理軟體「Trello」,Trello於雲端運行所以只要用瀏覽器開啟即可使用,無須下載且完全免費。

Btw, Trello吉祥物狗狗是共同創辦人Joel Spolsky養的哈士奇Taco,會在介面中會不時冒出賣萌。

開始使用

該如何開始呢? 首先進入Trello.com官網後建立免費帳號,系統將自動偵測你的語言後就可以開始建立屬於自己的團隊/看板囉!

一開始不知從何下手的話可以先參考Trello大量橫跨各種領域和用途的範本(例如下方的官方模板),接下來將會以公開範本及自訂的範例看板來說明各項功能及使用方式。

Trello Offcial Demo Board

Trello官方的專案管理模板

Trello Starting Platform

在此頁面可以建立和管理你的團隊,也可以參考其他公開看板(Board)或範本

建立新的看板後就可以開始自訂加入看板背景、內容、團隊成員等元素囉。以下將挑選介紹幾個常用的元素和功能幫助你快速上手。

基本元素

Trello Board Template_Intro1

列表(List)及卡片(Card)是看板中最主要的元素

看板(Board)中最基礎的兩個元素分別是列表(List)及卡片(Card)。Trello的設計十分直覺因此你可以直接拖拉或點擊來安排及新增各個項目,在範例中以線上課程的管理舉例,第一個列表為於Udemy上參與的課程;第二個列表為已完成之課程,並可以不斷新增下去及增加標註(下方將示範卡片編輯內容)。

而列表中則由各個卡片(Card)所組成,卡片中可配置成員、設定Deadline/Check List、上傳附件及添加外掛等。

而在上方的使用者區塊可以瀏覽看板中所有使用者,管理員會有特殊標記並可設定權限。

至於右側的”顯示選單”功能十分簡單明瞭,值得一提的是點選選單後下方會顯示看板的”活動”,例如”一小時前Kevin修改了看板背景”,於團隊共同編輯時很有即時感並可清楚掌握成員活動。

另外,於團隊區塊左側的”團隊觀看權限”可設定個別成員的編輯權限、設為私密看板(僅限看板成員)、或設定為”公開”。公開看板將對所有人開放檢視但仍只有擁有編輯權限的成員才能修改編輯。編輯權限的設定非常契合公司內部各團隊間的分工及合作應用,設定正確可以大幅降低不小心刪除共用檔案或團隊成員權限不同等問題。

Trello Card_Import Card

也可以直接從試算表中複製項目貼上到Trello列表中喔

卡片(Card)介紹

現在我們來開始新增卡片上的內容吧!

Trello Card Demo

點開卡片後,右側會顯示可新增的功能及動作(另有付費商務方案可使用更強大的功能)

卡片標籤

首先我們先來介紹標籤的使用,就像平常的使用習慣一樣,標籤的作用可以分辨分類及標示項目的性質;以線上課程的範例來說,這邊我們可以自訂由顏色或文字(或兩者合一)來標註課程的優先順序及性質。

Trello Card_Tag

標籤非常容易自訂,並可以點擊改變顯示方式

待辦清單

待辦清單也是最常被使用的功能之一,點選右側的”待辦清單”,自訂名稱後即可開始新增各種待辦事項。

Trello很貼心地設計了劃掉已完成待辦事項的功能,只要於左側方格中勾選即可,並會自動在整個待辦清單中顯示變更後進度條以及百分比,動態呈現一目瞭然。

在各待辦事項中,同時可以指派成員及設定到期日,並發送提醒給團隊成員。這樣一來可以更方便地掌握各項進度及各別成員的完成度,所有人都將同時看到最新的變化,滿滿的參與感。

Trello Card_Checklist

直覺設計的待辦清單,並有自動的進度條顯示完成度

期限

卡片可以設定期限並設定通知,無論是專案deadline或是特殊節日的通知等都很常使用這個功能。

完成後也可以在左側方框中勾選,勾選後卡片將在名稱旁顯示”完成”。

Trello Card_Deadline

設定期限可以讓看板成員一目瞭然地追蹤各項專案的deadline及完成度

Power-Up

Trello提供各種官方及第三方的外掛程式,常見的像是Gmail、行事曆、Google雲端硬碟、自動化更新等。

(注意,想要附加多個Power-Up需要升級方案才能無限添加)

Trello_Power-Up

大量優質的Power-Up可與Trello連結

Trello Card_Calendar

整個看板的卡片項目透過Power-Up一秒整合至行事曆中

活動、評論、及追蹤

活動點選顯示詳情可以查看這張卡片中的各項更新歷程,包含變更的內容、時間、及執行成員。

至於評論功能,為了達到直接與團隊成員溝通並不用每次都解釋在指哪一件事,每個卡片下都有評論區可以討論並添加附件,不用再一封一封Email和電話重複開場,幫助快速進入狀況,並且與社群軟體一樣可以使用@快速tag成員。

另外,在卡片中點選追蹤的話將會提醒並在看板的活動中提供你相關的活動更新(被指派於卡片的成員會自動追蹤,畢竟通常是被指派或與其相關的事項)。

Trello Card_Comment

活動跟評論功能方便使用者追蹤各項更新,並對同一事項討論

封存(Archive)及刪除卡片

在Trello中想要刪除卡片的動作被稱為”封存”(就像Gmail一樣),顧名思義點選後卡片將進入”已封存的項目”,這意謂卡片還能從封存區中被復原回來。

若想完全刪除卡片的話,必須要先封存後才能進行刪除。

Trello Card_Archive

封存後卡片可在右側選單中的”已封存項目中”找到,並加以還原或徹底刪除

方案價格

Trello共有三種方案,一般個人或學校使用免費板就很足夠了。但若是在公司內使用的話還是強烈建議使用商務版,功能、專業性、及擴充上較能滿足專業工作使用。

Trello Card_Price

Trello共有三種方案,並提供14天免費試用商務方案

結論

最後來統整一下Trello的優缺點

優點

  1. 直覺俐落的設計,絕大部分的功能都可以單純地拖拉點擊修改
  2. 方便團隊溝通合作使用,自帶社交與追蹤功能
  3. 版面及幾乎所有的功能都能自訂;大量免費背景、貼紙;GIF都可以納入看板中
  4. 免費版有足夠的核心功能,一般個人及工作使用非常足夠

缺點

  1. 免費版僅提供10個看板及1個Power-Up/看板,工作使用上通常必須升級
  2. 於Trello伺服器上雲端運行擊儲存,重要機密資料不建議使用
  3. 輕鬆的設計相較其他管理軟體顯得較不專業

整體來說,Trello絕對是一款值得使用的優秀生產力工具,且功能幾乎是萬用,強烈推薦大家使用看看輔助自己的工作及生活安排。

最後,若覺得此篇文章實用或有任何使用上的問題和討論,歡迎在下方留言討論;在此附上Trello的官方說明頁面

#Trello #生產力工具 #專案管理軟體 #專案管理 #雲端軟體

This Post Has 2 Comments

  1. Rocio Pickenpaugh

    At first I was skeptical that I am able to go through a post as long. Your style definitely impressed me. The content you wrote was exceptional. Great Article Neil. Although I had read the article just a few days ago, I didn’t make a comment. But, I thought it was worthy of a”thank you. I’ll be using some of these suggestions on my own websites very soon.

    1. KevinC

      Thank you for your feedback and support! I will improve the articles to be more compact and clean in the future.

發佈留言